A műhelymunka a távelérésre használt hardver és szoftver-eszközpark számba vételét, alkalmasságának vizsgálatát, valamint a távoli elérés használatának szervezeti működését célozta. A műhelymunkán sorra vettük a különböző munkakörben dolgozók által használt szoftvereket, illetve infokommunikációs eszközöket, a cégben található eszközparkot, folyamatokat. A felmérés alapján javaslatot dolgozunk ki a távelérés jobbá és rugalmasabbá tételére. A teljes munka a műhelymunka mellett további egy tanácsadói napot vett igénybe.

Ahogy azt pályázat előkészítési szakaszában végbement felmérés is kijelenti, „a Generál Nyomda Kft. nyitott akár az alkalmankénti otthoni munkavégzésre, akár a nagyobb munkavállalói szabadságra, így a rugalmasabb időbeosztásra. Ugyanakkor sem a távelérés központi egysége (szerver, felhőalapú megoldások), sem a hardver eszközkészlet nem teszik most lehetővé a távelérést, és a szervezet jelenleg működési módjában sincs felkészülve annak napi gyakorlatára.”

 Távoli elérés rendszerének gyakorlata

A cég irodájában található helyi fájlszerver és levelezés elérésének módja VPN tűzfallal védett rendszeren keresztül történik. A szerver mind hardware, mind pedig software szinten elavultnak mondható, azonban alkalmas a cég igényeinek kielégítésére, a távoli elérés rendszerének kiszolgálására. A szerver Windows Small Business Server 2008 R2 típusú, amely PC alapú, HP számítógépen fut. A szerver négymagos Xeon központi feldolgozóegységgel (processzor).16GB DDR RAM memóriával, 2 db 500gb SAS (Serial Attached SCSI) csatolófelületű merevlemezzel, valamint ezt kiegészítendő egy 8 TB-os tárolóval rendelkezik. A szerver biztonságos elérését egy Dell SonicWall VPN (Virtual Private Network) kliens biztosítja.

Minden releváns munkakörben dolgozó munkatárs rendelkezik felhasználói fiókkal. Az egyes mappák és meghajtók hozzáférési jogosultságát a helyi rendszergazda kezeli, igény szerint ő is módosíthatja. A szerveren tárolt fájlok távoli elérése a hálózatba való bejelentkezés hitelesítés (felhasználónév és jelszó) után lehetséges. A fájlok további védelme érdekében – a távoli elérés rendszerétől függetlenül – erősen javallott rendszeres biztonsági mentések készítése. (Nem csak a szerveren, hanem azon kívül - például félévente - külső adathordozón tárolt mentések.)

A levelezés Microsoft Exchange Szerverről fut, melynek köszönhetően a levelek MS Oultookból és Webmail felületről egyaránt elérhetők irodán kívüli környezetből is. A munkatársak Vodafone KKV telefoncsomagjaikhoz 400 MB adatforgalmú mobilinternetet is kapnak, amely leginkább a mobiltelefonról történő levelezésre elegendő, rendszeres, mobil hotspotról történő munkára (fájlelérés, le és feltöltés) azonban nem alkalmas.

Jelenlegi eszközpark bővítése, távoli munkára történő alkalmassá tétele

A távelérésben érintett munkatársaknak jelenleg asztali számítógépük és telefonjuk nem alkalmasak jelenleg a távoli használatra. Ezért az ő esetükben jelen pályázat keretein belül infokommunikációs eszközök beszerzése történik.

Beszerzendő eszközök:

4 db Dell Inspiron 5559 15,6 HD notebook

4 db XIAOMI Redmi Note 3 PRO 32 GB okostelefon

1 db Windows 10 Professional operációs rendszer

Munkatársak által használt szoftverek

A legtöbb munkatárs munkája nem igényel speciális szoftvereket, internetböngésző és Office irodai alkalmazások (pl.: MS Word és Excel, Powerpoint) segítségével megoldható. Az egyetlen, többek által használt szoftver az online, böngészőalapú ScrollMAX komplex vállalatirányítási rendszer, melyet számlázáshoz és ajánlatok készítéséhez használnak a dolgozók.

A távoli munkát megnehezítő tényező a számviteli és értékesítési asszisztens, ügyintéző és ügyvezető által használt K&H Electra internet banki rendszer, amely 1 adott asztali számítógépről használható. Amennyiben lehetséges, javasoljuk K&H web Electra használatát, amely bármely böngészőből elérhető. Ezen, csupán két embert érintő probléma elhárítását követően a távoli elérés mentesíthető a korlátoktól.

A munkatársak közötti kommunikációs és információs hálózatot működtetésének rendszerét alapvetően a vezetőségnek szükséges eldöntenie. Javaslatunk, hogy a távolról történő munka igényét a munkavállaló legalább egy nappal előbb jelezze a vezetésnek, amely igenlő válasz esetén tekinthető engedélyezettnek. A munkatársak közötti kommunikáció telefonon és emailen keresztül is történhet, amelyhez minden nemű infrastruktúra adott